Electronic Filing System adalah sebuah aplikasi penataan file (catalogeuing) sebagai aplikasi pendukung pada lemari atau gudang arsip. Pada aplikasi ini pendaftaran, pendataan, pencarian, pelaporan, peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang, tertukar, atau terselip (unlocated). Pada aplikasi ini, selain didaftarkan secara tabular dokumen juga dipindai secara digital (dengan scanner device) sehingga instansi atau perusahaan pengguna memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu.
Aplikasi ini juga diperluas fungsionalitasnya dengan mengintegrasikan sistem barcode pada setiap dokumen sehingga setiap dokumen masuk/keluar (peminjaman) akan didaftarkan (dipindai) secara singkat dengan sebuah device barcode reader.
Fitur-fitur utama yang disediakan :
1. Pencatatan arsip aktif dan inaktif
2. Pemindahan arsip inaktif ke bagian kearsipan
3. Pemusnahan arsip
4. Penyerahan arsip ke kantor arsip daerah
5. Laporan-laporan yang dibutuhkan
6. Data disimpan dalam format dokumen (*.doc) dan gambar (*.jpg)
7. Terkoneksi langsung dengan scanner
8. Fasilitas-fasilitas tambahan lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengembangan pemerintah yang berbasis IT menjadi satu pilihan strategis yang terbukti telah merubah skema kerja organisasi tata usaha atau instansi pelayan masyarakat menjadi semakin baik. Salah satunya adalah manajemen kegiatan rapat / sidang yang dalam pengolahannya baik pra-rapat, pada saat rapat berlangsung, dan pasca rapat dilakukan dengan dukungan.
Langkah konkret ini ditempuh dalam rangka mempermudah koordinasi dalam menentukan kebijakan dengan tujuan akhir meningkatkan produktifitas instansial.
Manajemen pengelolaan IT Risalah dalam suatu instansi merupakan sistem informasi yang mengelola dan mendokumentasi beragam kegiatan dan hasil seputar pelaksanaan rapat atau sidang. Dengan pengelolaan IT Risalah berbasis teknologi informasi, akan memberikan beragam manfaat seperti ketepatan dan kecepatan penyampaian data, kemudahan dalam mencari informasi seputar rapat atau sidang